Wat ga je doen?
Wij zijn op zoek naar een gemotiveerde Operations / Office Manager die een cruciale rol zal spelen in ons groeiende bedrijf. Als Operations / Office Manager ben je verantwoordelijk voor een aantal essentiële taken op het gebied van office management, finance, customer support en management ondersteuning. Je zult fungeren als de spil van het bedrijf en bijdragen aan een soepele werking van onze organisatie.
Finance
- Het beheren van de crediteuren- en debiteurenadministratie om ervoor te zorgen dat financiële transacties nauwkeurig en tijdig worden verwerkt.
- Het monitoren en bijhouden van verzekeringen en contracten om ervoor te zorgen dat alle benodigde documentatie up-to-date is en dat het bedrijf goed beschermd is.
- Het beheren van vaste contracten en financiële afspraken met leveranciers om zakelijke relaties te onderhouden.
Office Management
- Verzorgen van de lunchvoorzieningen om een prettige werkomgeving te bevorderen en medewerkers te ondersteunen bij hun dagelijkse behoeften.
- Het adequaat beheren en onderhouden van het inventaris, inclusief kantoorbenodigdheden, om ervoor te zorgen dat de werkomgeving goed uitgerust en georganiseerd blijft.
- Beheer van de jaarplanning en het coördineren van belangrijke bedrijfsevenementen, vergaderingen en andere teamactiviteiten om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt en tijdig wordt gepland.
- Verantwoordelijk voor het beheer en de veiligheid van inloggegevens en toegangscontroles om de bedrijfsinformatie te beschermen.
Klantenservice
- Beantwoorden van inkomende telefoontjes en e-mails om klantvragen en verzoeken snel en efficiënt af te handelen.
- Het beheren van de algemene inbox en het zorgvuldig doorsturen van relevante berichten naar de juiste teams of individuen.
- Zorgdragen voor een uitstekende klantenservice-ervaring en het opbouwen van positieve relaties met klanten.
HR
- Verantwoordelijk voor het onboarding- en offboardingproces van nieuwe en vertrekkende collega’s, inclusief het regelen van benodigde apparatuur en documentatie.
- Het opstellen, beheren en up-to-date houden van arbeidscontracten en personeelsdossiers om ervoor te zorgen dat alles voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.
- Plannen en organiseren van bedrijfsuitjes en teambuildingactiviteiten om het teamgevoel te versterken en een positieve werksfeer te bevorderen.
- Onderhouden en bijwerken van het Personeelshandboek en de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) om te voldoen aan de wettelijke vereisten en een veilige werkomgeving te waarborgen.
Relatiebeheer
- Onderhouden van contacten met partners en leveranciers om samenwerkingen te ondersteunen en eventuele zakelijke kansen te verkennen.
- Het onderhandelen over contracten en voorwaarden met externe partijen om de belangen van het bedrijf te behartigen en kosten te optimaliseren.
- Proactief communiceren met partners en leveranciers om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen tevreden zijn met de samenwerking.
Marketing
- Beheren van de website om ervoor te zorgen dat de informatie op de website kloppend, compleet en actueel is.
- Beheren van sociale mediakanalen om ervoor te zorgen dat de online aanwezigheid van het bedrijf actueel en aantrekkelijk is voor klanten en bezoekers.
Managementondersteuning
- Assisteren bij projecten die zijn geïnitieerd door het management, waarbij processen worden geanalyseerd, geoptimaliseerd en gestroomlijnd.
- Het verzamelen en analyseren van gegevens om rapporten op te stellen en aanbevelingen te doen ter ondersteuning van strategische besluitvorming.
- Het bieden van algemene ondersteuning aan het management om de bedrijfsgroei te bevorderen en de algehele efficiëntie te verbeteren.
Wie zijn wij?
Wij zijn een meedenkend creative agency gefocused op het maken van websites, webapplicaties en software oplossingen op maat. Wij zijn een jong en snelgroeiend team en werken graag samen met klanten om de beste oplossing voor hun vraagstuk te vinden.
De klant is bij ons geen koning, maar een vriend. Eigen inzichten zijn daarom meer dan welkom en mogen ook zeker aan de klant worden voorgelegd, discussies en brainstorm sessies worden bij ons niet ontweken.
Waar zijn wij naar op zoek?
Wij zijn op zoek naar iemand die van aanpakken weet en oog heeft voor detail.
Je hebt relevante ervaring en leert graag nieuwe dingen.
Dit beschrijft jou:
- HBO werk/denkniveau of hoger
- Aantoonbare ervaring in office management, finance of een vergelijkbare rol
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail
- Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief te schakelen tussen verschillende taken
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
- Een proactieve en oplossingsgerichte instelling
- Affiniteit met de IT-branche is een must
Wat bieden wij?
- Een marktconform salaris
- Relaxte en informele werksfeer, inclusief lunch
- Meer dan genoeg ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling
- Goede ergonomische werkomstandigheden en aandacht voor een goede werk/privé balans
- Regelmatige een uitje of taart (het kleinste excuus wordt aangegrepen)
Let op: Wij hebben een eigen recruiter en verzoeken andere recruiters en detacheerders vriendelijk om geen contact op te nemen met betrekking tot deze vacature.
